En primer lugar hay que comentar los componentes de un indicador clave de desempeño al que me referiré en esta entrada como KPI, término habitualmente utilizado. También comentar la diferencia entre una medida y un KPI.
En la anterior entrada comenté que las medidas se refieren a la actividad del negocio. Sin embargo, dentro del sistema de gestión del desempeño se necesita algo más que medir la actividad. Hay que medir el desempeño alineado con la estrategia del negocio.
Para distinguir entre las medidas comunes y corrientes y las medidas estratégicamente alineadas se utilizan los KPI. La única diferencia entre una medida y un KPI es que el KPI representa un objetivo estratégico y mide el desempeño contra ese objetivo.
Los objetivos unidos a un KPI tienen varios aspectos: tienen diferentes categorías de codificación en el sistema de información de la empresa, tienen plazos para que este objetivo sea alcanzado y una referencia contra la que los objetivos deben ser comparados.
El ESQUEMA 53 al final del blog, muestra un cuadro con los elementos más habituales de un KPI.
Habitualmente, los directivos, mandos medios y empleados establecen los objetivo durante las discusiones estratégicas, de planificación o de presupuestos. La colaboración de todos asegura el compromiso y que los objetivos sean más exactos. Los objetivos pueden ser también establecidos por un equipo especializado y encargado de los KPI enfocado en trasladar los objetivos estratégicos en un plan de desempeño.
Los objetivos de desempeño tienen también plazos de ejecución, lo que afecta a cómo los KPI son calculados y presentados. Muchas organizaciones establecen objetivos anuales para las iniciativas y procesos clave.
Para conseguir que los empleados estén en línea con los objetivos muchas empresas tienen medidas en periodos más cortos y con más frecuencia.
Finalmente, es importante tener referencias. Normalmente los KPI se referencian para tener un punto de partida para mejorar el desempeño. Un ejemplo típico es comparar el objetivo con el año anterior.
En algunos casos este punto de referencia puede ser completamente arbitrario. Esto suele ocurrir con los objetivos visionarios donde un directivo visualiza un objetivo aparentemente imposible de alcanzar. Estos objetivos visionarios fuerzan a los empleados a pensar fuera de las normas y procesos existentes para alcanzar el resultado deseado.
En la próxima entrada comentaré cómo se deben interpretar los KPI.
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