La lectura de los indicadores clave de desempeño (KPI´s) debe ser simple y directa.
Los usuarios deberían ver un cuadro con los parámetros debidamente codificados y reconocer inmediatamente si un proceso o proyecto está en línea con lo previsto.
Pero a veces, los usuarios no saben cómo leer el cuadro de control de KPI´s o lo que sería peor cómo interpretarlos.
En este sentido un buen cuadro de control debería mostrar los siguientes datos:
- Estado
- Tendencias
- Nombre del indicador
- Valor real/actual
- Valor del objetivo
- Variaciones absolutas
- Variaciones relativas
El estado mide el desempeño contra el objetivo y normalmente se muestra con diferentes colores. Las tendencias miden el desempeño contra un intervalo previo y con frecuencia se muestran con flechas o líneas. El nombre del indicador está conectado y los usuarios podrían ver también un cuadro de series temporales. Los valores reales y objetivos son auto explicativos y normalmente se muestran como texto. La variación mide la diferencia entre el dato real y el objetivo y se puede mostrar también como texto. La variación relativa , en porcentaje, es una división de la variación entre el valor del objetivo.
Estos 7 atributos dan una visión muy clara sobre la situación del desempeño.
La lectura de los KPI´s es a veces más compleja cuando los objetivos cambian en cada periodo o intervalo. Por ejemplo, si el estado de un KPI está , digamos, en color verde, y la tendencia es positiva pero su variación se ha incrementado, ¿ se debería el usuario alarmar ? Esta combinación de señales indica que el desempeño está mejorando pero no tan rápido como para alcanzar los objetivos intermedios. En este caso, algunas empresas marcan las variaciones porcentuales no los valores reales para indicar si la diferencia entre el dato real y el objetivo está creciendo o reduciéndose en el periodo de análisis.
Existen dos tipos de KPI: KPI orientado al resultado y el KPI orientado a las palancas clave que generan el resultado.
Los KPI de resultados miden el resultado de una actividad pasada y son normalmente de carácter financiero, pero no siempre. Como ejemplo, podría mencionar, las ventas, márgenes, satisfacción de los clientes o retención de empleados.
Por otro lado, los KPI de las palancas clave miden las actividades que tienen un impacto significativo en los KPI de resultados. Estos KPI miden la actividad en su estado actual. Por ejemplo, número de reuniones de ventas hoy o en el futuro, o número de reuniones de ventas planificadas para las dos próximas semanas. Estos últimos son más poderosos porque dan a los participantes y mandos medios más tiempo para influenciar el resultado deseado.
En relación con la creación de los KPI´s , la mayoría de las organizaciones encuentran fácil su creación porque miden el estado deseado de un objetivo estratégico. De hecho, la mayoría de las empresas hacen seguimiento de los KPI de resultados en sus informes de gestión o en los cuadros de control, aunque en la mayoría de los casos están enfocados a objetivos financieros.
Sin embargo, a la hora de definir las palancas del desempeño futuro muchas organizaciones tienen grandes problemas. Las organizaciones también pueden llevar a cabo análisis estadísticos para relacionar los resultados con los KPI orientados a explicar las palancas clave que explican los resultados.
En la próxima entrada comentaré cómo se deberían organizar los KPI´s
