Brainstorming y planificación estratégica (y 2)

Como continuación de la anterior entrada y para asegurar que la sesión de brainstorming tiene éxito es imprescindible mantener cierta disciplina y sobre todo tener claro lo que se debe y no se debe decir, es decir, los comentarios a evitar y los que se deberían hacer en su lugar.

Algunos ejemplos serían:

Lo que no se debería decir            Qué decir en su lugar
- ya hemos intentando esto antes                 - cómo podríamos hacerlo mejor
- No hemos hecho esto antes                       - Podríamos ser los primeros
- Nadie nos seguirá                                      - Veamos esto desde otro ángulo
- Es una buena idea pero.......                       - Es una gran idea
- llevará mucho tiempo                                - aprenderemos de la experiencia
- Es un gasto de tiempo, dinero, recursos...  - pensemos en las posibilidades
- nadie aceptará la propuesta                        - no lo sabremos si no lo intentamos
- no funcionará                                              - siempre se puede mejorar
- no es nuestra política                                  - debemos intentarlo una vez más
- no tenemos la experiencia                          - será un gran reto
- no es nuestro problema                               - tenemos algunas alternativas
- no podemos hacer nada mejor                    - nada es imposible
- no podemos                                                 - si podemos
- es la idea más disparatada que he oído        - es la mejor idea que he oído

Las anteriores frases son solo una muestra de la importación de utilizar la comunicación correcta durante el proceso.

Esto nos lleva al siguiente punto, cuando ya creamos que la sesión de brainstorming ha terminado y estemos preparados para seleccionar la potencial solución.

En este momento, deberemos analizar los resultados, combinar todas las ideas lo máximo que sea posible, pero habrá que esperar a que haya cierto acuerdo entre las personas que generaron las ideas y se haya disposición para evaluar las respuestas.

 

La elección de la solución pasa por juntar respuestas similares o repetidas por los participantes, agrupar los conceptos coincidentes y eliminar las respuestas que definitivamente no encajan.

Cada participante debe votar qué ideas le parecen más importantes y por lo tanto serán discutidas después.

 

El paso final, es la creación del consenso. Se puede decir que el consenso es una estrategia que implica que cada participante tiene una función dentro de la decisión que tomará el grupo. Es importante estar abierto a comprometerse.

 

En mi experiencia habría una serie de pautas a seguir y estas serían:

• tener confianza. No hay competición, es decir, nadie debería tener miedo a expresar sus ideas y opiniones
• Hay que asegurarse que todos entienden el problema o el tema que se está tratando.
• todos los participantes deben contribuir con sus ideas y conocimientos sobre el asunto
• Obviamente se puede estar en desacuerdo. Realmente esto es muy sano. Sin embargo, se debe ser flexible y estar dispuesto a renunciar a algún punto para poder alcanzar el acuerdo.

Espero que esta entrada y la anterior sean de ayuda cuando se piense en preparar una reunión de brainstorming dentro del proceso de planificación estratégica.

Brainstorming y planificación estratégica (1)

Reanudo las entradas en el blog con este post dedicado al brainstorming, conocido también como tormenta de ideas,  y su utilización en la planificación estratégica. Escribo la entrada desde una visión práctica basada también en mi experiencia directiva.

 

La planificación estratégica enfoca sus esfuerzos en tomar decisiones y acciones que ayuden a la empresa a conseguir y definir aspectos críticos como qué es lo que hace y por qué lo hace.

 

La planificación estratégica, en la práctica, se puede realizar a través de un grupo de personas, lideradas por un coordinador, siendo importante que tengan intereses comunes y que puedan expresar libremente sus opiniones.

 

El coordinador debe conocer el proceso de la planificación estratégica. Su papel es liderar el grupo y ayudar a que las discusiones sean más fáciles. Debe ser percibido como alguien imparcial y neutral. El coordinador ayuda en la planificación de la agenda, prepara los equipos y otros recursos necesarios y mantiene un buen ambiente durante la reunión. También debe establecer las reglas para la reunión, la atención del grupo, animar la participación y trabajar para crear las sinergias. El coordinador lidera el proceso, sugiere el camino a seguir, gestiona los puntos de acuerdo y desacuerdo y modera los comentarios a través de una escucha activa, pero no evalúa si las ideas son buenas o malas. Finalmente el coordinador tiene que tomar el control de la reunión, definir, inicialmente,  el problema que tendría que ser resuelto, con los criterios que se deberían seguir y mantener la reunión activa.

 

El brainstorming es una técnica para solución de problemas. No es parte de la planificación estratégica pero es una herramienta que se utiliza durante todo el proceso de planificación. En mi opinión, es una técnica de grupo importante y que se debería aprender. En diferentes momentos de las reuniones de planificación el coordinador podría organizar sesiones de brainstorming con el grupo.

 

La sesión de brainstorming requiere también de un coordinador, un atril o pizarra donde poder escribir las ideas aunque también hay empresas que utilizan algún software específico. Las responsabilidades del coordinador incluyen dirigir la reunión, animar la participación y anotar las ideas expuestas. El brainstorming funciona mejor con un grupo variado de personas. Los participantes deben de pertenecer a diversos departamentos de toda la organización y tener diferentes niveles de experiencia. Incluso en áreas específicas, las personas ajenas pueden aportar ideas frescas que podrían inspirar a los más expertos. El brainstorming estimula la creatividad y descubre nuevas ideas que de otra manera se pasarían por alto. Es una manera de generar todas las ideas que sean posible, sin ser juzgadas. Estas ideas pueden tener que ver con problemas, causas o soluciones.

 

A continuación indico algunas "reglas", que en mi experiencia, se deberían seguir:

• El coordinador debe revisar el tema de la reunión utilizando , normalmente, las preguntas de por qué, cómo o qué.
• Cada participante debe pensar en la pregunta en silencio  durante un corto espacio de tiempo. Es probable que se desee escribir en un papel las ideas. No hay problema, mejor, así no se olvidan para luego.
• Cada participante sugiere sus ideas en alto.  También se puede indicar a cada participante que lea sus ideas escritas. Obvio decir, que el coordinador debe mantener las reglas de la reunión.
• La persona que tiene la palabra no debe ser interrumpida. No se permiten críticas ni comentarios, ya sean positivos o negativos. Todas las ideas son válidas en este momento del proceso. Tampoco, las típicos gestos, cuando las personas  tienen confianza.
• Hay que dejar que la imaginación "vuele". Todas las ideas son aceptables, no importa lo extrañas que sean, raras o incluso estúpidas.
• Las ideas deben estar visibles, es decir, escritas en el atril. Y se deben escribir tal y como han sido contadas.
• En relación con el tiempo, decir, que en 10-15  minutos se deberían generar 20 ideas o más dependiendo del número de personas. Hay que establecer un límite de tiempo para el brainstorming.
• No debe haber ninguna discusión durante el proceso de brainstorming. Los comentarios sobre las ideas se realizarán cuando la sesión de brainstorming se haya completado.
• Finalmente, indicar que la evaluación se debe hacer más tarde. Hay que revisar las ideas para clarificar, añadir, reescribir, o eliminar, según decida el grupo. Y también resumir aquellas ideas que el grupo considere más útiles.

En la próxima entrada comentaré algunas frases que se deben decir y las que no, durante el proceso de brainstorming y los siguientes pasos a seguir, incluyendo la elección de potenciales soluciones y la creación del consenso final.

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Reinicio la actividad con las entradas en el blog a partir del día 20 de enero.

En las primeras entradas comentaré el valor del benchmarking y del brainstorming, como herramientas cada vez más usadas  por las organizaciones para mejorar su gestión.