Brainstorming y planificación estratégica (1)

Reanudo las entradas en el blog con este post dedicado al brainstorming, conocido también como tormenta de ideas,  y su utilización en la planificación estratégica. Escribo la entrada desde una visión práctica basada también en mi experiencia directiva.

 

La planificación estratégica enfoca sus esfuerzos en tomar decisiones y acciones que ayuden a la empresa a conseguir y definir aspectos críticos como qué es lo que hace y por qué lo hace.

 

La planificación estratégica, en la práctica, se puede realizar a través de un grupo de personas, lideradas por un coordinador, siendo importante que tengan intereses comunes y que puedan expresar libremente sus opiniones.

 

El coordinador debe conocer el proceso de la planificación estratégica. Su papel es liderar el grupo y ayudar a que las discusiones sean más fáciles. Debe ser percibido como alguien imparcial y neutral. El coordinador ayuda en la planificación de la agenda, prepara los equipos y otros recursos necesarios y mantiene un buen ambiente durante la reunión. También debe establecer las reglas para la reunión, la atención del grupo, animar la participación y trabajar para crear las sinergias. El coordinador lidera el proceso, sugiere el camino a seguir, gestiona los puntos de acuerdo y desacuerdo y modera los comentarios a través de una escucha activa, pero no evalúa si las ideas son buenas o malas. Finalmente el coordinador tiene que tomar el control de la reunión, definir, inicialmente,  el problema que tendría que ser resuelto, con los criterios que se deberían seguir y mantener la reunión activa.

 

El brainstorming es una técnica para solución de problemas. No es parte de la planificación estratégica pero es una herramienta que se utiliza durante todo el proceso de planificación. En mi opinión, es una técnica de grupo importante y que se debería aprender. En diferentes momentos de las reuniones de planificación el coordinador podría organizar sesiones de brainstorming con el grupo.

 

La sesión de brainstorming requiere también de un coordinador, un atril o pizarra donde poder escribir las ideas aunque también hay empresas que utilizan algún software específico. Las responsabilidades del coordinador incluyen dirigir la reunión, animar la participación y anotar las ideas expuestas. El brainstorming funciona mejor con un grupo variado de personas. Los participantes deben de pertenecer a diversos departamentos de toda la organización y tener diferentes niveles de experiencia. Incluso en áreas específicas, las personas ajenas pueden aportar ideas frescas que podrían inspirar a los más expertos. El brainstorming estimula la creatividad y descubre nuevas ideas que de otra manera se pasarían por alto. Es una manera de generar todas las ideas que sean posible, sin ser juzgadas. Estas ideas pueden tener que ver con problemas, causas o soluciones.

 

A continuación indico algunas "reglas", que en mi experiencia, se deberían seguir:

• El coordinador debe revisar el tema de la reunión utilizando , normalmente, las preguntas de por qué, cómo o qué.
• Cada participante debe pensar en la pregunta en silencio  durante un corto espacio de tiempo. Es probable que se desee escribir en un papel las ideas. No hay problema, mejor, así no se olvidan para luego.
• Cada participante sugiere sus ideas en alto.  También se puede indicar a cada participante que lea sus ideas escritas. Obvio decir, que el coordinador debe mantener las reglas de la reunión.
• La persona que tiene la palabra no debe ser interrumpida. No se permiten críticas ni comentarios, ya sean positivos o negativos. Todas las ideas son válidas en este momento del proceso. Tampoco, las típicos gestos, cuando las personas  tienen confianza.
• Hay que dejar que la imaginación "vuele". Todas las ideas son aceptables, no importa lo extrañas que sean, raras o incluso estúpidas.
• Las ideas deben estar visibles, es decir, escritas en el atril. Y se deben escribir tal y como han sido contadas.
• En relación con el tiempo, decir, que en 10-15  minutos se deberían generar 20 ideas o más dependiendo del número de personas. Hay que establecer un límite de tiempo para el brainstorming.
• No debe haber ninguna discusión durante el proceso de brainstorming. Los comentarios sobre las ideas se realizarán cuando la sesión de brainstorming se haya completado.
• Finalmente, indicar que la evaluación se debe hacer más tarde. Hay que revisar las ideas para clarificar, añadir, reescribir, o eliminar, según decida el grupo. Y también resumir aquellas ideas que el grupo considere más útiles.

En la próxima entrada comentaré algunas frases que se deben decir y las que no, durante el proceso de brainstorming y los siguientes pasos a seguir, incluyendo la elección de potenciales soluciones y la creación del consenso final.