Revisiones Operativas

Como he comentado en alguna entrada anterior las reuniones para las revisiones operativas evaluan el desempeño en el corto plazo y responden a los problemas que pueden haber aparecido recientemente y necesitan atención inmediata.

Ejemplos de lo anterior pueden ser, el equipo de ventas se reune para analizar cómo van las ventas y los problemas con los clientes y las posibles oportunidades. El equipo de marketing se reune para discutir los planes o resultados de las campañas de publicidad y promoción mas recientes. El equipo de finanzas se reune para analizar problemas de cash flow en el corto plazo, incluyendo los cobros a clientes, pagos a proveedores, operaciones de tesorería o relaciones con los bancos.

Muchos comités de dirección tienen una reunion mensual para analizar los resultados financieros. Este periodo corresponde normalmente al ciclo en que las empresas cierran su contabilidad y preparan sus estados financieros.

Pero muchas veces estas reuniones deberían ser más frecuentes, semanales, 2 veces por semana, o incluso diarias, como por ejemplo para revisar cómo van las ventas, la contabilidad o los envios a clientes.

La frecuencia de las reuniones está influenciada por la rapidez con que los datos actualizados son registrados en los cuadros de control.

En resumen, la frecuencia de las revisiones operativas se debería determinar de acuerdo al ciclo operativo del negocio y la rapidez con que la dirección quiera analizar los datos de ventas y operativos además del montón de asuntos que continuamente surgen.

Las revisiones operativas deberían ser cortas, muy enfocadas, y orientadas a la acción.

Conozco una compañía que realizaba sus revisiones operativas en una sala sin sillas y donde paredes estaban llenas de pizarras y atriles. Los asistentes enviaban previamente los puntos a tratar. La reunion duraba sólo lo necesario para discutir cada tema, desarrollar un plan de acción y asignar las responsabilidades para llevarlo a cabo.

Muchas reuniones para revisiones operativas dedican demasiado tiempo a distribuir y presentar los datos.Este tipo de reunión tiene su origen en las etapas previas a los sistemas de informacion o cuando la informacion estaba centralizada y los departamentos financieros tenian el monopolio de agrupar la información y reportar los datos.

Las empresas mejor organizadas distribuyen los informes anticipadamente o facilitan los datos relevantes a traves de intranets corporativas.